Mengubah dokumen fisik menjadi format digital adalah kebutuhan umum di banyak bidang kerja. Untungnya, kini tersedia mesin fotocopy modern dengan fitur scan untuk memudahkan proses ini. Ikuti panduan singkat cara scan dokumen di mesin fotocopy berikut ini!
Cara Scan Dokumen Sederhana
Proses scan dokumen bisa dilakukan dengan cepat dan mudah dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Persiapan Dokumen
Sebelum memulai proses scan, penting untuk mempersiapkan dokumen dengan baik. Pastikan semua halaman dokumen tersusun rapi, bebas dari lipatan atau noda yang bisa mengganggu kualitas scan.
Jika dokumen Anda memiliki staples atau penjepit kertas, lepaskan terlebih dahulu. Ini penting untuk menghindari kerusakan pada mesin fotocopy dan memastikan dokumen dapat discan dengan lancar.
2. Mengatur Mesin Fotocopy
Langkah selanjutnya adalah mengatur mesin fotocopy untuk proses scan. Buka penutup mesin dan letakkan dokumen Anda di atas kaca scanner.
Pastikan bahwa sisi dokumen yang ingin discan menghadap ke bawah. Selain itu, sesuaikan posisi dokumen sesuai dengan tanda yang ada di mesin untuk memastikan hasil scan yang akurat.
3. Pengaturan Scan
Sekarang, atur mesin untuk proses scan. Pada panel kontrol mesin, cari dan pilih opsi ‘Scan’.
Selanjutnya, atur format file yang diinginkan (misalnya PDF atau JPEG) dan resolusi scan sesuai dengan kebutuhan Anda. Pengaturan ini akan mempengaruhi kualitas akhir dokumen yang discan.
4. Memulai Proses Scan
Setelah semua pengaturan selesai, tekan tombol ‘Start’ atau tombol yang setara pada mesin fotocopy untuk memulai proses scan.
Tunggu hingga mesin selesai memproses dokumen. Setelah selesai, periksa hasil scan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan yang Anda harapkan. Jika hasilnya memuaskan, Anda telah berhasil menyelesaikan proses scan.
Cara Scan Bolak-balik di Mesin Fotocopy
Menscan dokumen yang perlu di-scan di kedua sisinya memerlukan langkah tambahan untuk memastikan kedua sisi dokumen tercakup. Berikut adalah prosesnya:
1. Scan Sisi Pertama
Mulailah dengan menscan sisi pertama dokumen. Ikuti langkah-langkah dasar scan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Pastikan dokumen diletakkan dengan benar dan semua pengaturan pada mesin fotocopy telah disesuaikan sesuai kebutuhan.
2. Balikkan Dokumen
Setelah sisi pertama dokumen selesai di-scan, buka mesin dan balik dokumen untuk men-scan sisi yang lain. Cek apakah kedua sisi dokumen tercakup dalam proses scan.
3. Scan Sisi Kedua
Ulangi proses scan untuk sisi kedua dokumen. Pastikan dokumen diletakkan dengan benar dan pengaturan mesin masih sesuai. Tekan tombol ‘Start’ untuk memulai scan sisi kedua.
4. Menggabungkan File
Setelah kedua sisi dokumen selesai di-scan, Anda mungkin perlu menggabungkan kedua sisi tersebut menjadi satu file. Gunakan software pengolah dokumen di komputer Anda untuk menggabungkan kedua file scan tersebut.
Cara Scan Dokumen Lalu Dipindahkan Ke Flashdisk
Menyimpan hasil scan dokumen langsung ke flashdisk adalah cara yang praktis dan efisien, terutama jika Anda perlu memindahkan dokumen ke perangkat lain atau menyimpannya sebagai backup.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menyimpan hasil scan ke flashdisk menggunakan mesin fotocopy:
1. Sambungkan Flashdisk
Langkah pertama adalah menyambungkan flashdisk Anda ke port USB yang tersedia pada mesin fotocopy. Pastikan flashdisk sudah terpasang dengan benar sebelum memulai proses scan.
2. Atur Tujuan Scan ke USB
Pada panel kontrol mesin fotocopy, cari dan pilih opsi untuk menyimpan hasil scan ke USB. Ini akan mengarahkan mesin untuk menyimpan file scan langsung ke flashdisk Anda.
3. Lakukan Scan
Ikuti proses scan seperti biasa. Letakkan dokumen yang ingin di-scan di mesin, atur pengaturan yang diperlukan, dan tekan tombol ‘Start’ untuk memulai proses scan.
4. Simpan File ke Flashdisk
Setelah proses scan selesai, mesin biasanya akan menampilkan opsi untuk menyimpan file tersebut ke flashdisk. Pilih opsi ini dan tentukan folder di flashdisk Anda untuk menyimpan file scan.
5. Eject Flashdisk dengan Aman
Sebelum melepas flashdisk dari mesin, pastikan untuk melakukan ‘eject’ dengan aman. Ini mencegah kerusakan data yang mungkin terjadi jika flashdisk dicabut secara langsung tanpa prosedur ‘eject’ yang benar.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat dengan mudah melakukan scan dokumen menggunakan mesin fotocopy. Proses ini tidak hanya memudahkan dalam mengarsipkan dokumen tetapi juga membantu dalam berbagai kebutuhan administrasi dan pekerjaan kantor.
Jika Anda sedang mencari solusi mesin fotocopy untuk kantor atau usaha Anda, MCM solusinya! MCM menyediakan berbagai solusi seputar mesin fotocopy dan printer termasuk sewa mesin fotocopy, penjualan penjualan mesin fotocopy, service mesin fotocopy, dan penyediaan spare part untuk mesin fotocopy dan printer dengan berbagai merek ternama.
