Anda mungkin setuju bahwa komputer merupakan salah satu aset kantor yang penting untuk dimiliki. Namun, banyak yang belum menyadari bahwa memiliki mesin fotocopy di kantor juga sama pentingnya untuk kegiatan operasional kantor.
Memiliki mesin fotocopy sendiri di kantor menawarkan banyak manfaat di luar dari kegunaan utamanya yaitu menyalin dokumen Anda. Bahkan, memiliki mesin fotocopy juga dapat turut membantu Anda dalam meningkatkan produktivitas perusahaan dan meningkatkan efisiensi pengeluaran operasional.
Simak pembahasan mengenai beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari memiliki mesin fotocopy di kantor Anda!
1. Menawarkan Keleluasaan Lebih
Mesin fotocopy, terutama mesin fotocopy multifungsi, memiliki banyak kegunaan lain dari sekedar hanya menyalin dokumen saja. Dengan memiliki mesin fotocopy untuk kantor, Anda dapat melakukan berbagai pekerjaan operasional kantor lain seperti printing, mengirim fax, hingga scan dokumen hanya dengan satu mesin.
Bahkan dengan mesin fotocopy wireless, Anda juga dapat mencetak dokumen langsung dari desktop atau komputer Anda dan tinggal mengambil hasilnya di mesin fotocopy setelah selesai.
2. Meningkatkan Produktivitas
Memiliki mesin fotocopy juga dapat turut membantu perusahaan Anda meningkatkan produktivitas. Hal tersebut dimungkinkan karena dengan adanya mesin fotocopy di kantor, karyawan Anda tidak perlu lagi pergi ke toko fotocopy setiap kali mereka butuh mencetak atau menyalin dokumen.
Dengan begitu, waktu bahkan biaya yang biasa dikeluarkan untuk mencetak dan menyalin dokumen di luar bisa Anda alihkan untuk pekerjaan lain sehingga produktivitas perusahaan pun dapat meningkat.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan mesin fotocopy dengan spesifikasi high–end di kantor Anda sendiri yang mampu mencetak atau menyalin dokumen dengan waktu yang lebih singkat. Umumnya, mesin fotocopy modern dapat menyalin 40 sampai 100 halaman hanya dalam satu menit.
3. Meningkatkan Aspek Keamanan
Mengandalkan pihak ketiga seperti toko fotocopy untuk menyalin atau mencetak dokumen yang mengandung informasi sensitif tentang perusahaan atau klien Anda tentu memiliki risiko keamanan yang cukup tinggi.
Memiliki mesin fotocopy sendiri di kantor Anda dapat meminimalisir bahkan mengeliminasi risiko keamanan tersebut. Anda dapat memilih mesin fotocopy dengan fitur keamanan siber tambahan yang memungkinkan untuk mengatur keamanan dokumen Anda dengan lebih leluasa.
Dengan fitur mesin fotocopy tersebut, Anda dapat menambahkan authorization code dan memantau pengirim dan penerima dokumen yang diproses lewat mesin fotocopy Anda.
4. Mengurangi Penggunaan Kertas
Meskipun nampak kontradiktif, namun sebetulnya memiliki mesin fotocopy sendiri dapat membantu kantor Anda untuk mengurangi penggunaan kertas.
Misalnya saja, Anda dapat meng-scan dokumen pada mesin fotocopy Anda lalu mengirimkan hasil digital scan tersebut lewat email sehingga tidak perlu lagi mencetak dokumen dalam jumlah banyak untuk dibagikan.
Hal ini tentunya memiliki dampak positif bagi lingkungan dan juga dapat mengurangi biaya operasional kantor yang biasa Anda keluarkan untuk membeli kertas.
Demikianlah beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dengan memiliki mesin fotocopy di kantor Anda. MCM menyediakan penjualan mesin fotocopy dan sewa mesin fotocopy dari berbagai brand ternama untuk membantu meningkatkan efisiensi operasional kantor Anda. Segera hubungi MCM untuk mendapatkan penawaran terbaik!
