Untuk sebagian besar bisnis, keberadaan mesin fotocopy di kantor sangatlah vital bagi kelancaran operasional perusahaan Anda. Tanpa adanya mesin fotocopy, beberapa kebutuhan seperti perencanaan pajak, pelacakan pembelian, dan surat menyurat menjadi sulit untuk dilakukan.

Saat memilih mesin fotokopi untuk kantor Anda, penting untuk mendapatkan mesin fotocopy terbaik yang tentunya sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis. Kali ini, kami akan menghadirkan informasi umum mengenai hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam memilih mesin fotokopi untuk kantor.

1. Tentukan Kebutuhan Kantor Anda

Hal pertama yang perlu Anda tentukan adalah masalah apa yang saat ini dihadapi di kantor Anda.

  • Apakah jumlah staf kantor Anda terus bertambah sehingga saling menunggu akses ke mesin fotokopi dan mengurangi produktivitas?
  • Apakah Anda butuh memiliki lebih banyak mesin fotocopy dan mengganti mesin fotokopi besar yang terletak di pusat?
  • Apakah Anda menginginkan peningkatan kebutuhan keamanan dokumen yang Anda salin atau cetak?
  • Apakah Anda membutuhkan fitur tambahan tertentu, seperti menangani ukuran kertas yang berbeda, konektivitas wifi, atau mencetak dengan finishing tertentu?

Mengetahui kebutuhan Anda dengan jelas akan membantu sangat membantu untuk mendapatkan gambaran mesin fotocopy seperti apa yang dapat menjawab kebutuhan Anda.

2. Tentukan Fitur yang Diperlukan

Mesin fotocopy tersedia dengan berbagai macam fitur dan ukuran yang berbeda-beda. Maka dari itu, pastikan mesin fotocopy yang Anda pilih nantinya memiliki fitur yang benar-benar dibutuhkan di kantor Anda.

Beberapa fitur mesin fotocopy yang mungkin dibutuhkan oleh kantor Anda antara lain di bawah ini.

1. Fitur Multifungsi

Mesin fotokopi multifungsi, atau mesin fotocopy all–in–one, adalah mesin fotocopy yang dapat menyalin, mencetak, memindai, bahkan mengirim fax, dengan satu perangkat. Jika bisnis Anda memiliki beberapa kebutuhan di atas, maka mesin fotocopy multifungsi menjadi pilihan yang tepat.

2. Automatic Document Feeder

Fitur automatic document feeder pada mesin fotocopy yang memungkinkan proses menyalin berjalan secara otomatis. Tanpa fitur ini, Anda perlu menaruh dokumen yang ingin Anda salin satu per satu pada mesin fotocopy, sehingga adanya fitur ini akan sangat meningkatkan efisiensi kegiatan operasional kantor Anda.

3. Opsi Ukuran Cetak

Fitur penting lain yang baiknya dimiliki oleh mesin fotocopy yaitu kemampuan untuk memperkecil atau memperbesar ukuran dokumen. Dengan fitur ini, Anda dapat menyalin dokumen pada ukuran kertas yang berbeda dengan ukuran dokumen aslinya.

4. Ukuran Kertas Non-Standar

Bisnis mungkin saja perlu menyalin dokumen pada ukuran kertas yang lebih besar atau lebih kecil dari kertas ukuran standar (8,5 x 11 inci). Beberapa mesin memungkinkan Anda untuk mencetak pada kertas dan amplop sekecil 3 inci atau panjang 3 inci, dan beberapa mesin lainnya memungkinkan Anda untuk mencetak pada kertas ukuran yang lebih besar.

5. Kapasitas Drawer Kertas yang Besar

Bisnis dengan volume kebutuhan fotocopy yang tinggi akan membutuhkan mesin fotocopy dengan kapasitas drawer kertas yang besar sehingga Anda tidak perlu terlalu sering memasukkan kertas ke mesin fotocopy.

Selain itu, jika kantor Anda sering mencetak pada ukuran kertas yang berbeda-beda, carilah mesin fotocopy yang memiliki beberapa drawer untuk ukuran kertas yang berbeda.

6. Fotocopy dua sisi

Fitur yang memungkinkan Anda untuk menyalin dokumen pada dua sisi kertas akan sangat berguna untuk mengurangi kebutuhan kertas di kantor Anda.

3. Berapa Ukuran Kertas Cetak yang Anda Butuhkan?

Mesin fotocopy A4 umumnya hanya dapat mencetak pada kertas ukuran letter, legal, postcard, dan amplop, namun tidak dengan ukuran kertas 11×17. Jika Anda hanya butuh mencetak pada beberapa ukuran kertas di atas, maka Anda bisa memilih mesin fotocopy A4.

Namun jika Anda butuh mencetak pada kertas ukuran 11×17, maka Anda membutuhkan mesin fotocopy A3, yang bisa mencetak pada kertas ukuran 11×17, dan kertas ukuran A4.

4. Seberapa Besar Siklus Kerja Mesin Fotocopy yang Anda Butuhkan?

Siklus kerja atau duty cycle pada mesin fotocopy adalah jumlah maksimum halaman yang bisa dicetak mesin fotocopy dalam satu bulan, tanpa mengalami kerusakan atau error. Sebagai contoh, jika duty cycle suatu mesin fotocopy adalah 10,000 per bulan, maka artinya mesin fotocopy tersebut memiliki kapasitas untuk mencetak 10,000 halaman dalam satu bulan.

Maka dari itu, sebaiknya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu berapa banyak biasanya kebutuhan fotocopy kantor Anda setiap bulannya.

5. Berapa Kecepatan Cetak Mesin Fotocopy yang Anda Butuhkan?

Kecepatan cetak mesin fotocopy diukur dengan unit yang bernama PPM (pages per minute), atau jumlah halaman cetak yang bisa dihasilkan mesin fotocopy dalam satu menit. Semakin tinggi PPM dari mesin fotocopy, maka kecepatan cetaknya pun semakin tinggi.

Maka, Anda perlu menyesuaikan kebutuhan fotocopy kantor Anda dengan PPM dari mesin fotocopy yang Anda pilih. Jika biasanya Anda mencetak dokumen dengan jumlah halaman yang banyak, maka sebaiknya Anda memilih mesin fotocopy dengan PPM yang tinggi.

Itu dia beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam memilih mesin fotocopy yang tepat untuk kantor Anda. Jika Anda masih kesulitan dalam menentukan mesin fotocopy yang tepat untuk usaha atau bisnis Anda, MCM siap membantu! MCM menyediakan berbagai solusi mesin fotocopy dan printer termasuk penyewaan, penjualan, perawatan, dan penyedian spare part untuk mesin fotocopy dan printer dengan berbagai merek ternama.